W Twojej firmie nadal większość procesów opiera się na papierowych dokumentach? Księgowa ręcznie wpisuje dane z faktur do systemu? Pracownicy obsługi klienta muszą dopytywać siebie nawzajem, co zostało zrobione, zamiast sprawdzić w bazie danych? Jeśli chcesz przyspieszyć i wynieść biznes na wyższy poziom, możesz zdigitalizować wiele zadań. Sprawdzamy, jak wygląda przygotowanie firmy do transformacji cyfrowej.
Pierwszym krokiem w przygotowaniu do transformacji cyfrowej przedsiębiorstw jest ustalenie, czego organizacja oczekuje od całego procesu, z jakimi problemami się boryka i co ma się zmienić w wymiarze biznesowym. Może to oznaczać skrócenie czasu obsługi klienta, ograniczenie kosztów operacyjnych albo otwarcie nowych kanałów sprzedaży. Jasno zdefiniowane cele tworzą podstawę do tego, aby strategia transformacji cyfrowej była spójna z długoterminowymi planami rozwoju.
Załóżmy, że właściciel dużej firmy logistycznej widzi, że jego organizacja traci sprawność przez rozproszone systemy. Magazyn korzysta z jednego programu, dział transportu z innego, a obsługa klienta wciąż prowadzi część danych w arkuszach Excel. Pracownicy powielają te same informacje, co powoduje błędy i opóźnienia. Firma płaci wysokie licencje za kilka pudełkowych narzędzi, z których wykorzystuje tylko część funkcji. Właścicielowi zależy na tym, aby ktoś – i tu pojawiamy się my – wprowadził taką cyfrową transformację, która np. zintegruje najważniejsze obszary działalności, zmniejszy koszty oraz pozwoli rozwijać system adekwatnie do potrzeb biznesu.
Kiedy przedsiębiorstwo już wie, dokąd chce zmierzać, należy sprawdzić, z czym startuje. Audyt narzędzi i procesów w firmie polega na sprawdzeniu, jakie systemy i rozwiązania są obecnie wykorzystywane oraz w jaki sposób wspierają codzienną pracę. Ocenia się zarówno technologię, jak i organizację przepływu informacji. Analiza ujawnia, czy systemy współpracują ze sobą, czy wymagają ręcznych obejść, a także gdzie istnieje potencjał do digitalizacji procesów. Ponadto audyt wskazuje, które narzędzia da się rozwinąć, które należy zmodernizować, a które najlepiej zastąpić dedykowanym oprogramowaniem. W ramach takiego przeglądu można też zaproponować automatyzację powtarzalnych czynności, integrację systemów lub wprowadzenie nowych technologii, np. sztucznej inteligencji.
Po dogłębnej analizie przechodzimy do kolejnego etapu przygotowań. Należy ustalić plan transformacji cyfrowej, czyli uporządkować projekty według ważności. Wdrożenie zaczyna się zwykle od najbardziej krytycznych obszarów, które mają bezpośredni wpływ na obsługę klienta lub ciągłość działalności. Przykładowo, w firmie produkcyjnej priorytetem może być automatyzacja procesów biznesowych związanych z zamówieniami części, a w spółce usługowej – centralizacja danych o klientach. Taki plan staje się drogowskazem, który pokazuje, kiedy uruchomić nowe systemy, kiedy zmodernizować obecne i jak rozłożyć inwestycję w czasie. Dzięki temu transformacja cyfrowa przedsiębiorstw przebiega w sposób uporządkowany i zmniejsza ryzyko niekontrolowanych przestojów.
W automatyzacji procesów biznesowych należy koniecznie uwzględnić ludzi. Oczekiwanie, że zespół sam z siebie będzie wiedział, jak odnaleźć się w nowej rzeczywistości lub założenie, że pracownicy bez problemu nauczą się obsługi cyfrowych narzędzi, jest błędne. Szkolenia, warsztaty i wsparcie w pierwszych tygodniach po wdrożeniu pozwalają szybciej przyswoić nowe procedury. Wdrożenie cyfrowych narzędzi często wiąże się z digitalizacją procesów codziennych, co oznacza odejście od dokumentów papierowych czy manualnego wprowadzania danych. Przykładem może być wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur, który eliminuje potrzebę przekazywania ich fizycznie między działami. Kiedy pracownicy mają jasne instrukcje i czują się zaangażowani, transformacja cyfrowa przedsiębiorstw przebiega płynniej, a nowe systemy zaczynają działać zgodnie z założeniami.
Przygotowanie firmy do transformacji cyfrowej to z pewnością nie lada wyzwanie, ale jednocześnie ogromna szansa na rozwój. Na początku potrzebna jest rzetelna analiza tego, co nie działa tak, jak powinno, oraz określenie oczekiwanych efektów. Kolejnym krokiem jest audyt stosowanych narzędzi i opracowanie planu działania. Na końcu należy przygotować zespół pracowników na nadchodzące zmiany. Ważne, aby powierzyć zadanie digitalizacji procesów firmie z doświadczeniem. Polecamy się w tym zakresie – skontaktuj się z nami.