Jak wygląda analiza i testowanie automatyzacji procesów biznesowych?

Firmy regularnie szukają sposobów na szybszą i sprawniejszą realizację codziennych zadań. Wdrożenie nowych rozwiązań wymaga jednak dobrego przygotowania. Przed implementacją narzędzi trzeba zrozumieć, jak proces działa dzisiaj, kto bierze w nim udział i gdzie powstają opóźnienia. Jak przebiega analiza i testowanie procesów przed automatyzacją?

Po co analizuje się procesy biznesowe przed ich zmianą?

Analiza procesu pomaga ustalić, co naprawdę powoduje opóźnienia, błędy lub wykonywanie dodatkowej pracy. Pracownicy mogą zgłaszać, że system działa wolno, choć przyczyną problemu często są niejasne zasady, podwójne wprowadzanie tych samych danych lub długie oczekiwanie na akceptację. Dlatego przed wdrożeniem zmian trzeba dokładnie prześledzić kolejne etapy procesu oraz osoby odpowiedzialne za ich realizację. W tym celu sprawdza się, jak zadania, dokumenty i dane przechodzą przez różne systemy. Dobrym przykładem jest obsługa faktur. Jeśli dokument trafia mailem do sekretariatu, potem do księgowości, później do kierownika i ponownie do księgowości, analiza wykaże, w jaki sposób powstają niepotrzebne opóźnienia. Dzięki temu automatyzacja procesów biznesowych w ramach transformacji cyfrowej usprawnia pracę przed wdrożeniem i ogranicza ryzyko przeniesienia starego problemu do nowego systemu.

Jak sprawdzić, co w procesie działa dobrze, a co wymaga poprawy?

Badając proces, trzeba przede wszystkim sprawdzić, ile czasu zajmują poszczególne etapy i gdzie pojawiają się opóźnienia. Pracownik może wykonać zadanie w 15 minut, a mimo to sprawa będzie czekała 3 dni na decyzję przełożonego. W takim przypadku problemem może być sposób zatwierdzania dokumentów lub zgłoszeń, a nie samo wykonanie zadania. Analiza powinna pokazać, które etapy generują najwięcej błędów, poprawek i czasu oczekiwania. W procesie sprzedażowym można sprawdzić, ile leadów wymaga ręcznego uzupełniania danych, ile ofert wraca do poprawy oraz jak długo klient czeka na odpowiedź po wysłaniu zapytania. Takie informacje pomagają wskazać miejsca, które najbardziej spowalniają pracę.

Cennym źródłem informacji są także osoby, które na co dzień korzystają z danego procesu. To one najlepiej wiedzą, gdzie system wymaga wykonywania zbędnych czynności, które pola nie są wykorzystywane i w których momentach trzeba sięgać po dodatkowe arkusze lub dokumenty. Dzięki takim obserwacjom łatwiej wskazać, które elementy procesu należy uprościć w pierwszej kolejności. Często okazuje się, że problem nie leży w głównym systemie, lecz w dodatkowych czynnościach wykonywanych poza nim, np. w przyzwyczajeniach pracowników.

W jaki sposób testuje się zautomatyzowane procesy biznesowe w firmie?

Testowanie zautomatyzowanego procesu polega na sprawdzeniu jego działania w różnych sytuacjach, które mogą wystąpić podczas codziennej pracy. Zespół zaczyna od scenariusza podstawowego, w którym formularz trafia do systemu i przechodzi kolejne etapy procesu. Następnie bada się bardziej wymagające przypadki. Mogą to być niekompletne dane, duplikaty zgłoszeń, błędne informacje przekazane przez użytkownika albo sytuacje wymagające dodatkowej decyzji pracownika. Celem testów jest sprawdzenie, czy proces reaguje zgodnie z przyjętymi zasadami i kieruje sprawę do właściwej osoby. Warto również zweryfikować, jak automatyzacja zachowuje się przy większej liczbie zgłoszeń oraz czy poszczególne działania wykonują się w odpowiedniej kolejności. Przed pełnym wdrożeniem firmy często uruchamiają pilotaż na wybranej grupie spraw. Taki etap pozwala wychwycić problemy, które trudno zauważyć podczas testów prowadzonych w kontrolowanych warunkach.

Analiza procesu biznesowego pozwala zrozumieć, które działania warto usprawnić, a testy pokazują, jak automatyzacja poradzi sobie w rzeczywistych warunkach pracy. Połączenie tych dwóch etapów daje dobrą podstawę do bezpiecznego wdrożenia nowych rozwiązań i ogranicza ryzyko błędów po uruchomieniu procesu. Jeśli Twoja firma planuje automatyzację procesów biznesowych lub szuka sposobów na usprawnienie codziennej pracy, skontaktuj się z naszym zespołem. Pomożemy przeanalizować obecne procesy i dobrać rozwiązania dopasowane do potrzeb organizacji.