Jak optymalizuje się procesy biznesowe za pomocą automatyzacji?

Podczas obsługi zamówień pracownicy różnych działów nieraz wprowadzają te same dane do kilku systemów. Zdarza się również, że dokumenty długo czekają na zatwierdzenie, co opóźnia realizację kolejnych zadań. Takie problemy zwiększają koszty działalności i utrudniają organizację pracy. Podpowiadamy, jak wykorzystać automatyzację do usprawnienia procesów biznesowych.

Od czego zacząć automatyzację procesów biznesowych?

Przed wdrożeniem automatyzacji procesów biznesowych należy dokładnie przeanalizować sposób wykonywania poszczególnych zadań w firmie. Najlepiej zacząć od rozpisania kolejnych etapów pracy, wskazania osób odpowiedzialnych oraz systemów, z których korzystają pracownicy. Przykładowo podczas obsługi zamówienia trzeba sprawdzić, kto wprowadza dane klienta, w jaki sposób potwierdzana jest dostępność towaru i na jakim etapie wystawiana jest faktura. Taka analiza pozwala wykryć niepotrzebne czynności, powtarzające się operacje oraz opóźnienia w przekazywaniu informacji między działami. Pomocne będą również dane dotyczące czasu realizacji zadań, liczby poprawek i oczekiwania na zatwierdzenie dokumentów. W przypadku rozbudowanych procesów można wykorzystać technologię process mining, która na podstawie zapisów systemowych pokazuje rzeczywisty przebieg pracy i miejsca występowania problemów. Do automatyzacji najlepiej wybrać na początek powtarzalne zadania wykonywane według jasno określonych zasad. Wcześniej należy jednak uprościć procedury i uporządkować przepływ danych, aby nowe rozwiązanie usprawniało pracę, zamiast utrwalać dotychczasowe błędy.

Jak zautomatyzować przekazywanie danych i zatwierdzanie dokumentów?

Przekazywanie danych między działami można zautomatyzować przez integrację systemów, a zatwierdzanie dokumentów przez wdrożenie elektronicznego obiegu zadań. Przykładowo zamówienie złożone w sklepie internetowym trafia bezpośrednio do systemu CRM, a następnie do programu magazynowego. W ten sposób informacje są przekazywane między działami bez konieczności ich ponownego wprowadzania. System może również sprawdzać poprawność formularzy i sygnalizować brak wymaganych danych. W przypadku dokumentów wymagających akceptacji dobrym rozwiązaniem jest ustawienie kolejności zatwierdzania i termin na podjęcie decyzji. Jeśli przełożony nie rozpatrzy sprawy w wyznaczonym czasie, elektroniczny system może wysłać przypomnienie lub przekierować ją do zastępcy. Takie rozwiązanie ogranicza przestoje wynikające z oczekiwania na zatwierdzenie dokumentów. Kierownik może też na bieżąco sprawdzać status poszczególnych zadań i reagować na opóźnienia. Automatyzacja przepływu informacji odciąża zespół, ale nie zawsze wystarczy do usunięcia problemów kadrowych i nie zwiększa technicznej wydajności urządzeń.

Jak dobrać narzędzia i zmierzyć efekty automatyzacji?

Narzędzia do automatyzacji procesów biznesowych dobiera się do rodzaju wykonywanych zadań i wykorzystywanego oprogramowania. Przykładowo integracja przez API pozwala na wymianę danych między CRM, ERP i systemem księgowym. Efekty wdrożenia mierzy się, porównując czas realizacji, liczbę błędów oraz koszty obsługi. Z kolei narzędzia workflow służą do zarządzania obiegiem dokumentów i ich zatwierdzaniem. W przypadku starszego oprogramowania, które nie obsługuje takich integracji, rozwiązaniem są roboty RPA naśladujące czynności wykonywane przez pracownika. Trzeba jednak pamiętać, że zmiana wyglądu interfejsu może zakłócić ich działanie. Do odczytywania danych ze skanów faktur wykorzystuje się technologię OCR, a sztuczna inteligencja pomaga w analizowaniu wiadomości e-mail i przypisywaniu ich do odpowiednich kategorii. Dokumenty zawierające błędy lub nieczytelne informacje powinny trafiać do weryfikacji przez pracownika. W jednym z wdrożeń agenta AI do obsługi poczty udało się skrócić czas przetwarzania wiadomości o 75%, jednak podobny rezultat zależy od specyfiki firmy i zakresu wdrożenia. Pomiary należy przeprowadzić przed uruchomieniem nowego rozwiązania i po jego wdrożeniu. Podczas oceny trzeba również uwzględnić liczbę spraw wymagających interwencji pracownika.

Efekty automatyzacji najlepiej oceniać na podstawie oszczędności czasu, ograniczenia kosztów i zmniejszenia liczby błędów. Wdrażanie nowych rozwiązań dobrze rozpocząć od jednego procesu, a następnie sprawdzić uzyskane rezultaty przed rozszerzeniem zmian na kolejne obszary działalności firmy.