Wyobraź sobie powrót do starej Nokii, bez możliwości korzystania z aplikacji – wielu spraw nie można by szybko załatwić. Przełóż to teraz na przedsiębiorstwo. Życie pracownika staje się prostsze, gdy nie musi ręcznie wklepywać danych z faktur, bo program sam wczytuje je do systemu księgowego. To zaledwie jeden przykład przenoszenia zadań i działań do systemów informatycznych, tak aby mogły być wykonywane szybciej i sprawniej.
Digitalizacja procesów polega na przeniesieniu zadań wykonywanych ręcznie lub na papierze do systemów informatycznych. Nie chodzi tylko o dokumenty, lecz o wszystkie czynności, które wcześniej wymagały udziału człowieka. Systemy mogą automatycznie rejestrować dane, planować harmonogramy, obsługiwać zgłoszenia i je monitorować. Informacje przepływają szybciej, są lepiej kontrolowane, a liczba błędów spada. W tym procesie stosuje się narzędzia do odczytu dokumentów, formularze online oraz interfejsy wymiany danych między modułami. Digitalizacja zwiększa przejrzystość działań w organizacji. Umożliwia ona także integrację systemów IT, wspierając transformację cyfrową przedsiębiorstw.
Zwykła digitalizacja oznacza jedynie konwersję analogowych zasobów, np. skanowanie dokumentów papierowych lub przekształcanie zdjęć do formatu cyfrowego. Jest to proces techniczny, który polega na zmianie formy zapisu danych. Digitalizacja procesów obejmuje natomiast zmianę sposobu działania całych obszarów biznesowych. W tym przypadku zadania przebiegają w systemach informatycznych i mogą być analizowane oraz monitorowane. Firmy zewnętrzne takie jak nasza, wspierające modernizację przedsiębiorstw, wykonują, m.in. mapowanie procesów, wdrażają systemy ERP i CRM, integrują dane między działami oraz tworzą aplikacje webowe i mobilne. Samo skanowanie dokumentów nie prowadzi do usprawnienia pracy, natomiast gdy dokument staje się częścią procesu w systemie, można z niego korzystać na wielu etapach.
Digitalizacja procesów może objąć praktycznie wszystkie obszary funkcjonowania firmy, w tym obieg dokumentów, działania kadrowe, finansowe i logistyczne. Zamiast ręcznego zatwierdzania wniosków urlopowych czy faktur, system automatycznie rejestruje dane, kieruje je do odpowiednich osób i śledzi postęp realizacji. W dziale finansowym dokumenty trafiają bezpośrednio do systemu księgowego, co ogranicza błędy i przyspiesza przepływ informacji.
Jeśli chodzi o sprzedaż, to cyfryzacja pozwala na przygotowywanie ofert, zatwierdzanie rabatów oraz monitorowanie statusu zamówień w czasie rzeczywistym. Podobnie działy logistyczne mogą synchronizować systemy magazynowe z ERP, zapewniając aktualne informacje o stanie zapasów. Również IT i obsługa klienta korzystają z cyfrowych narzędzi, gdzie zgłoszenia i zapytania są rejestrowane, przypisywane i monitorowane w jednym środowisku. Dzięki temu automatyzacja procesów biznesowych staje się łatwiej dostępna, zadania przebiegają szybciej i bardziej przejrzyście. Modernizacja IT wspiera sprawniejsze zarządzanie całym środowiskiem cyfrowym firmy.
Pewnie, że może, ale musi liczyć się z tym, że zostanie w tyle, daleko za konkurencją, jeśli w ogóle zdoła się utrzymać. W mikroskali to tak jakby szkoły czy uczelnie miały wrócić do papierowych dzienników i indeksów. Teraz nawet studenci zamiast w zeszycie notują wykłady na tablecie. W supermarketach etykiety produktów również są cyfrowe i ceny można zmieniać, wprowadzając nowe dane do systemu. A co dopiero gdy mowa o średnim lub dużym przedsiębiorstwie, gdzie jest ogrom czynności do wykonania. Digitalizacja procesów pozwala na skalowalność, czyli zdolność firmy do zwiększania zakresu działania, obsługi większej liczby klientów, produktów czy działań, bez proporcjonalnego zwiększania zasobów, np. liczby pracowników, kosztów czy infrastruktury.
Modernizacja systemów IT wydaje się być z jednej strony nieunikniona, z drugiej niezbędna, aby firmy mogły uzyskiwać przewagę konkurencyjną. Sprawia ona, że przedsiębiorstwo staje się bardziej elastyczne, może szybciej reagować na zmiany rynkowe i efektywniej rozwijać ofertę. Warto jednak digitalizację procesów powierzyć firmie zewnętrznej z doświadczeniem. Skontaktuj się z nami.